Nachfolgend finden Sie Informationen, die sowohl die Speicherung, als auch die Löschung personenbezogener Transaktionsdaten in unseren Systemen betreffen.
Bereitstellung einer API für die Löschung von Daten im Rahmen der DSGVO:
Computop stellt eine eigene Schnittstelle bereit, über die auf Verlangen des Endkunden, jeder Händler die Löschung der personenbezogenen Daten automatisiert und unkompliziert selbst durchführen kann. Details dazu finden Sie in der Computop Paygate Dokumentation.
Hinweise an Auftraggeber von Computop, die die Löschung personenbezogener Daten beauftragen:
Bitte beachten Sie, dass es in der rechtlichen Verantwortung von Ihnen als Auftraggeber liegt, vor Beauftragung der Löschung personenbezogener Daten (konkret also vor der Löschung von Zahlungstransaktionen) zu prüfen, ob rechtliche oder sonstige Gründe gegen die Löschung sprechen. Nach derzeitiger Rechtslage sind datenschutzrechtlich gesehen insbesondere Artikel 17 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und in Deutschland zusätzlich § 35 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu beachten.
Zum einen muss dabei Ihrerseits unter anderem bewertet werden, ob die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, weiterhin notwendig sind oder nicht (vgl. Artikel 17 Absatz 1 a) DSGVO). Dabei ist zu beachten, dass es einerseits in Ihrer Verantwortung liegt zu prüfen, ob eine Transaktion schon gebucht wurde oder noch nicht (das gilt insbesondere dann, wenn Sie unser „Erweitertes Transaktions Management“ – ETM – verwenden, welches zum Teil bestehende Reservierungen automatisch verlängert). Ferner ist Ihrerseits zuvor zu bewerten, ob bezogen auf die jeweilige Transaktion möglicherweise noch Folgeaktionen zu erwarten sind (z.B. Rückbuchungen, Gutschriften etc.), denn nach der Löschung einer Transaktion sind Folgeaktionen nicht mehr möglich.
Zum anderen muss Ihrerseits geprüft werden, ob ggf. gesetzliche Aufbewahrungs- oder Löschfristen zu beachten sind (z.B. aus dem Handels- oder Steuerrecht oder ggf. anderen für Sie relevanten Rechtsgebieten, vgl. Artikel 17 Absatz 3 b) DSGVO i.V.m. der jeweils relevanten gesetzlichen Vorschrift), die allerdings auch dadurch gewahrt werden können, dass die dafür relevanten Daten in ihrem Haus noch an anderer Stelle oder in einem anderen System gespeichert oder abgelegt sind (z.B. in einem anderen System, als Daten-Export oder in Papierform). Dies muß in der Regel auch unabhängig von der individuellen Beauftragung einer Löschung generell durch Sie als Auftraggeber beachtet werden, da das Computop Paygate kürzere Speicherfristen als beispielsweise die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen vorsieht.
Sollten Sie sich unsicher sein, ob Zahlungstransaktionen bereits gelöscht werden können, empfehlen wir Ihnen, sich zuvor an Ihren Datenschutzbeauftragten, Ihre Datenschutzabteilung oder einen anderen Ansprechpartner mit der entsprechenden Fachkenntnis in Ihrem Unternehmen zu wenden.
Regulär (sofern nicht zuvor eine individuelle Löschung beauftragt wird) werden Zahlungstransaktionen im Computop Paygate innerhalb folgender Fristen gelöscht:
- Computop Paygate Datenbank und Computop Analytics: Löschung von Zahlungstransaktionen nach Ablauf von 12 Monaten.
- Computop Reporter Datenbank: Löschung von Zahlungstransaktionen nach Ablauf von 24 Monaten.
- Aufbewahrung von Backups der Datenbanken für die Dauer (und Löschung dieser Backups nach Ablauf) von weiteren 12 Monaten.
Abschließend weisen wir Sie darauf hin, dass jede Zahlungstransaktion aus einem Bündel an Datenarten besteht, wobei die jeweiligen Datenarten je nach verwendeter Zahlungsart oder in Anspruch genommenem Service voneinander abweichen. Bei der Beauftragung einer Löschung wird der größte Teil der Daten einer Transaktion gelöscht, einige wenige ausgewählte Datenarten werden jedoch für die Dauer der vorgenannten regulären Speicherfristen im Computop Paygate weiterhin aufbewahrt, da diese zum einen zum Zwecke der Abrechnung von Computop gegenüber Ihnen als Auftraggeber bzw. zur Klärung gegebenenfalls bestehender Fragen zu Rechnungen (beispielsweise im Zuge von Rechnungsprüfungen in Ihrem Hause) weiterhin benötigt werden sowie um ein Reporting Ihnen gegenüber bzw. die Anzeige im Computop Reporter weiterhin zu ermöglichen (zum Zwecke des Monats- oder Jahresvergleichs von Transaktionen bzw. des Vergleichs oder der Prüfung von Umsätzen in Ihrem Interesse als Auftraggeber).